MeetingHear 會議聽系統

雲端服務隱私權政策

歡迎您使用由中冠資訊股份有限公司（以下簡稱「本公司」）所維運之MeetingHear 會議聽系統雲端服務（以下簡稱「本服務」或「本系統」）。本公司非常重視您的隱私權，為了讓您安心使用本服務，特此說明我們的隱私權保護政策，以保障您的權益。

一、 隱私權保護政策的適用範圍

本政策內容涵蓋用戶登入本系統並開始使用本系統服務起，所收集到的個人識別資料與會議內容資料。

二、 個人資料與服務資料之蒐集內容與方式

本服務蒐集的資料包含：

1. 個人帳戶資料：當您註冊或使用互動性功能（如服務信箱、問卷）時，我們會保留您提供的姓名、電子郵件地址、聯絡電話、服務單位、職稱及使用時間等，並遵循本公司「個人資料保護管理政策」相關規定管理之。
2. 服務內容資料：當您使用會議記錄功能時，本服務會處理您上傳或錄製之音檔、語音轉寫文字、會議摘要。本公司僅基於提供系統功能（如 AI 運算）之目的進行自動化處理。
3. 自動記錄資料：伺服器會自動記錄您的行徑，包括連線設備的 IP 位址、使用時間、瀏覽器類型、點選紀錄等。

三、 資料的使用目的與 AI 處理說明（含第三方模型規範）

1. 提供與改善服務：用於身分驗證、客戶服務回饋、系統管理及障礙排除。
2. 第三方 AI 技術處理說明：
   • 本服務之技術架構係介接國際知名供應商（如 OpenAI API、Google Gemini 等）之人工智慧模型服務，以實現高品質之語音識別與內容生成功能。
   • OpenAI API 專項說明：本系統之語音轉文字功能採用 OpenAI API Platform 的 Speech-to-text (Whisper) 服務；會議摘要與分析功能則採用其大語言模型服務。
     • 依據 OpenAI 官方政策，透過 API 平台提交之資料（包括音檔輸入與文字輸出結果）預設不會用於訓練或改進其 AI 模型。
     • 在 OpenAI 企業隱私架構下，API 平台處理之商業數據（Business Data）原則上由用戶擁有並控制，且受其 Data Controls 與 Enterprise/Business Privacy 政策保障。詳細資訊請參閱 OpenAI 官方說明：API Data Controls、Enterprise Privacy 及 Business Data。
   • 通用數據規範：依據本公司與技術供應商之服務協議，用戶資料僅供執行該項功能所必要之處理。本公司致力於選擇符合國際資安標準之供應商（例如：Google Cloud 隱私權聲明），並要求其遵循嚴格之隱私保護政策。
   • 傳輸安全：資料於傳輸至第三方模型運算時，均採取加密技術保護，確保處理過程之機密性。

四、 資料安全性與 ISO 27001 認證

1. 資安防護：本公司已通過 ISO 27001 資訊安全管理系統認證。本服務主機均設有防火牆、防毒系統等相關資訊安全設備及必要的安全防護措施。
2. 存取控制：我們對員工採取嚴格的資料存取權限控管，非因技術支援或法律要求且經授權，任何人員不得主動調閱用戶之會議內容。
3. 用戶責任：您應妥善保管帳號密碼，並定期更換密碼以維護個人資料安全。

五、 第三方共用政策

本服務絕不會將您的資料提供給其他第三方，但有法律依據或合約義務者不在此限。例外情形包括：

1. 經由您書面同意。
2. 法律明文規定或司法單位合法要求。
3. 技術合作夥伴：為執行語音轉寫與摘要生成，資料會傳送至受本公司監督之 AI 模型供應商。本公司要求該夥伴僅在授權範圍內處理資料，且資料在完成處理後不得用於非授權之特定目的。

六、 Cookie 之使用

為了提供您最佳的服務，本系統會在您的電腦中放置並取用我們的Cookie，若您不願接受Cookie的寫入，您可在您使用的瀏覽器功能項中設定隱私權等級為高，或經由瀏覽器的取消、限制此項功能，即可拒絕Cookie的寫入。

七、關於用戶保護第三方隱私之義務

用戶應確保在使用錄音功能前，已依法獲得與會人員之同意。用戶對該會議資料之蒐集負有資料控管者（Data Controller）之法律責任。

八、 隱私權保護政策之修訂

本政策將因應政府法令或相關規定及環境變更所需而修訂，並刊登於本系統。